Sitzungsmanagement.kiv

Sitzungsmanagement.kiv ist eine Komplettlösung für digitale Gremienarbeit. Sie optimiert Ihre Geschäftsprozesse im Rahmen des Sitzungsdienstes. Wesentliche Funktionen sind:

  • Sitzungs-/Konferenzvorbereitung und Nachbereitung
  • Protokollaufzeichnung
  • Aufwandsentschädigung/Sitzungsgeld
  • Strategisches Beschlusscontrolling
  • Browserbasierte Wissensverteilung
  • Recherche
  • Online-Informationsdienste für unterschiedliche Nutzung im Intranet, Extranet und Internet

Bei vorhandener Anbindung an DOKUMEA® können Dokumente in einem Archiv revisionssicher abgelegt werden. So können Sie in DOKUMEA® verwaltete Sitzungs-Dokumente entweder aus Sitzungsmanagement.kiv direkt oder über DOKUMEA® recherchieren und aufrufen.

Komponenten

Session Sitzungsdienst

Sitzungen planen, bearbeiten, durchführen und nachbereiten

Session Sitzungsdienst ist das Basismodul der Lösung. Sie können Sitzungen einfach und intuitiv planen, bearbeiten, durchführen und nachbereiten.
 
Von der Vorlagenerstellung und Bearbeitung, Sitzungsplanung, -durchführung und Nachbearbeitung bis zu der Beschlusskontrolle -  automatisierte Prozesse sowie eine zentrale Verwaltung aller Vorgänge erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit.

Sie können beispielsweise Tagesordnungen auf Grundlage bereitstehender Vorlagen, Anträge und Standardtagesordnungspunkte erstellen.


SessionNet

Informationskomponente – Internet, Intranet, Extranet
 
Die Komponente SessionNet stellt das Informationsportal der Lösung dar. Es ermöglicht das Einrichten eines Führungs- und Mitarbeiterinformationssystems, Gremien- bzw. Ratsinformationssystems sowie eines Bürgerinformationssystems.
 
Ob Politikerportraits, Gremienvorstellungen oder aktuelle Sitzungsunterlagen - eine schnelle und gezielte Informationsbeschaffung ist durch eine Datenbanksuche sowie Volltextrecherche gewährleistet. Weiterhin steht Ihnen ein sicherer Zugang zu Ihren Informationsportalen, unabhängig von Ihren Örtlichkeiten, zur Verfügung.


Session Sitzungsgeld

Integrierte, flexible Abrechnung von Sitzungsgeld und Aufwandsentschädigungen
 
Die Komponente Session Sitzungsgeld ermöglicht Ihnen eine integrierte Sitzungsgeldabrechnung.
 
Von der Entschädigungsverordnung bis zur Auszahlung deckt die Software sämtliche Aufgaben ab. Die Abbildung von monatlichen Pauschalen, Sitzungsgeldern, Verdienstausfällen, Fahrtkosten und weiteren Entschädigungsarten Ihrer Entschädigungsverordnung sind möglich.
 
Dabei sind die Sitzungsgeldberechnung und -auszahlung zwei separate Vorgänge. So können Sie Abrechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt durchführen.


Session Listen (Auswertungen)

Dynamische Auswertung und Darstellung von Daten rund um Ihr Sitzungsmanagement
 
Die Komponente Session Listen ermöglicht Ihnen eine dynamische Auswertung und Darstellung Ihrer Daten in Listenform.  
Die Komponente bezieht sich auf Daten aus den Bereichen Vorlagen, Aufgaben, Termine, Personen, Sitzungskalender, Tagesordnungen und Beschlüssen. Sie können beispielsweise Ihren Sitzungskalender monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder gar gremienbezogen darstellen oder sich die Anzahl der Sitzungen pro Person anzeigen lassen und eine Liste zum Beschlusscontrolling generieren.


Session Druckmanagement

Zusammenführung Ihrer Dokumente zu einer elektronischen Sitzungsmappe
 
Session Druckmanagement optimiert Ihre internen Abläufe durch eine schnelle und einfache Zusammenführung von Dokumenten und Personen zu einer Sitzung.

Sie können Dokumente und Personen automatisch den Sitzungsunterlagen hinzufügen, per E-Mail versenden, drucken und online zum Download für Gremienmitglieder zur Verfügung stellen. Dabei können Sie zwischen unterschiedlichen Medien und Formaten wählen.


Mandatos

Vollständige digitale Gremienarbeit - unabhängig von Zeit und Ort
 

Die Komponente Mandatos wurde speziell für die Bedürfnisse von Gremienmitgliedern, Entscheidern und Meinungsführern entwickelt. Mandatos ergänzt die Komponente SessionNet und ermöglicht die komplette digitale Gremienarbeit – auch offline.
 
Mit nur zwei Mausklicks synchronisiert Mandatos sitzungsbezogen sämtliche Dokumente, ob Vorlagen, Tagesordnungen, Einladungen oder andere Sitzungsdokumente. Mit der integrierten Versionsverwaltung behalten Sie hierbei den Überblick.
 
Alle abgerufenen Daten und Dokumente werden zentral in einem gesicherten Verzeichnis des Arbeitsplatzes gespeichert. So können Sie sich auch offline auf Sitzungen vorbereiten. Vorteile, die Ihnen SessionNet bietet, stehen Ihnen weiterhin zur Verfügung.


Mandatos iPad App

Vollständige digitale Gremienarbeit auf Ihrem iPad

Die Komponente Mandatos iPad App baut auf die Komponente Mandatos auf. Sie bietet Ihnen alle Funktionen von Mandatos zur Nutzung auf Ihrem iPad.


Session Projekte

Behalten Sie den Überblick über Großprojekte

Die Komponente Session Projekte dient der besseren Übersicht komplexer Vorhaben in Form eines strategischen Beschlusscontrollings.
 
Session Projekte ermöglicht die regelmäßige Berichterstattung durch Projektverantwortliche. Aktuelle Projektstände können Sie in Sachstandsberichten einsehen, wobei die Projektentwicklung visuell, mit Hilfe einer „Ampelfunktion“, kenntlich gemacht wird.


Session Anträge

Vollständige Antragsbearbeitung

Mit der Komponente Session Anträge ist die vollständige Antragsbearbeitung in Ihrem Sitzungsdienstverfahren integriert.
 
Die Vorgangsbearbeitung wird durch Workflows gesteuert und dokumentiert. Durch das Rollen- und Rechtekonzept kann der Zugriff und die Bearbeitungauf einen bestimmten Personenkreis begrenzt werden.
 
Anträge in Sitzungsdienst können Bezug nehmen auf Gremien, Sitzungen, Vorlagen oder Tagesordnungspunkte. Die Abbildung des Antrages im Layout der jeweiligen Fraktion ist dabei ebenso möglich wie die Anzeige seines Status sowie das Hinzufügen von Anlagen zu einem Antrag.


Session Signatur (inkl. Komponente Session Anträge)

Optimierte Kommunikation und Transaktionen - rechtssicher, medienbruchfrei, digital

Mit Session Signatur optimieren Sie mit Hilfe der qualifizierten elektronischen Signatur ihre Kommunikation und Transaktionen.
 
Im Verfahren wird höchste Sicherheit garantiert. Bei Anmeldung des Gremienmitgliedes wird der Nutzer über die Signaturkarte identifiziert. Je nach gewünschter Sicherheitsstufe kann die Anmeldung nur mit Signaturkarte, mit Softwarezertifikat oder mit Namen, Kennwort und Signaturkarte erfolgen.


Session Beschlussbuch

Zusammenfassung aller Dokumente zum Jahresende
 
Die Komponente Session Beschlussbuch ermöglicht Ihnen das Zusammenstellen aller Dokumente eines Typs pro Jahr und pro Gremium.
 
Das Beschlussbuch steht für alle Ihre Session-Dokumente zur Verfügung: von Vorlagen über Anträge bis hin zu Niederschriften. Sie können selbst entscheiden, ob Ihnen eine Übersicht per Inhaltsverzeichnis genügt oder ob Sie die Originaldokumente in das Beschlussbuch integrieren möchten. Alle Optionen sind mit einer Vielzahl an Bearbeitungsmöglichkeiten versehen: Seitenzahlen, Trennblätter, etc.
 
Sie können ein Indexzeichen generieren, bei welchem Sie die Indexfelder und Betrefftexte direkt aus Ihrer Session-Datenbank übernehmen. Indexierte Worte können Sie auch im Nachgang bearbeiten.


Session Raumverwaltung

Verwalten Ihrer öffentlichen Räume

Die Komponente Raumverwaltung unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Räumlichkeiten inklusive einer integrierten Raumreservierung im Rahmen Ihrer periodischen Sitzungsplanung.
 
Sowohl Orte als auch Räume können in unbegrenzter Anzahl in die Komponente eingepflegt werden. Die Komponente ermöglicht Ihnen die Raumverwaltung an unterschiedlichen Orten, welche ebenfalls für sitzungsfremde Termine gebucht werden können. Sie erhalten somit die vollständige Übersicht der tatsächlichen Raumbelegungen inklusive der jeweiligen Raumausstattung. Sitzungsorte können Gremien auch fest zugeordnet werden.


Portal

Zusammenarbeiten in politischen Organisationen
 
Die Komponente Portal ist eine integrative, webbasierte und modulare Lösungsplattform für die Zusammenarbeit in (politischen) Organisationen. Es ermöglicht fundierte und beschleunigte Entscheidungsprozesse durch die reibungslose Zusammenarbeit mit Fraktionskollegen und Mitarbeitern.


Kontakt

Vertriebsinnendienst

Fon 06221 841-500
vertrieb@kivbf.de


Hotline 7 Tage / 24 Std.

Karlsruhe:
0721 9529-5432
Freiburg:    
0761 1300-5432
Heidelberg:
06221 841-5432
Heilbronn:
07131 958-5432
per Mail:*

*Annahme: werktags 6:30 - 17:30 Uhr


Lösungsbeschreibung

Sitzungsmanagement.kiv (5,3 MiB)