dvv.Flüchtlingsmanagement

Flüchtlingsmanagement mit elektronischer Akte für eine medienbruchfreie Verwaltung.

Auch wenn die Zahl der ankommenden Flüchtlinge zurückgegangen ist, gibt es trotzdem viele Daten von Flüchtlingen zu erfassen. Zudem muss davon ausgegangen werden, dass die Flüchtlingsfrage nicht nur eine zeitlich befristete Erscheinung sein wird.

Der Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg arbeitet daran, ein medienbruchfreies, über die verschiedenen Ebenen hinweg durchgängiges Flüchtlingsmanagement mit elektronischer Akte zu etablieren (Land mit Landeserstaufnahmestellen, Kreise als unteren Aufnahmebehörden und Kommunen in der Anschlussunterbringung).

Für die Kommunalverwaltungen bietet sich damit die Chance, weitere elektronische Verwaltungsprozesse einzuführen.

Menüleiste des Flüchtlingsmanagement

Das bietet Ihnen die Lösung:

  • Im MigVIS erfasste Daten können automatisiert und in dvv.Flüchtlingsmanagement importiert werden
  • Im Rahmen des Fallmanagements können sämtliche Dokumente direkt in der E-Akte abgelegt werden (gescannte Papiere, E-Mails, Bilder oder Office-Dokumente...). 
  • Mit Hilfe der neuen Lösung können Daten und Dokumente einheitlich und an zentraler Stelle verwaltet werden.
  • Management der kompletten Unterkünfte und Unterbringung der Füchtlinge inkl. Anschlussunterbringung
  • Automatische Zuweisung der Flüchtlinge inkl. Familienverbände in Unterkünfte
  • Reportingfunktionen zur Auswertung sämtlicher Daten im System (z.B. Belegung der Unterkünfte, Alterstruktur etc.)
  • Der Zugriff auf Daten und Dokumente kann in der E-Akte für weitere Behörden erteilt werden (Unterbringung, Sozialarbeit, Integration)
  • Hoher Anwenderkomfort durch die mobile Zugriffsmöglichkeit.



Ihre Vorteile:

  • Keine Doppel- und Fehlerfassung (systemseitige Übernahme der MigVIS-Daten)
  • Ablage aller Dokumente zum jeweiligen Fall in einer eAkte (E-Mails, Papier-Scanbelege, Office-Schreiben)
  • Ebenen- und behördenübergreifende Zusammenarbeit
  • Eine einheitliche Lösung für alle Behörden in Baden-Württemberg
  • Elektronischer Datenaustausch mit anderen Behörden ist möglich
  • Wegfall unterschiedlicher Datenbestände in den Ämtern eines Landkreises (einheitlicher und aktueller Datenbestand)
  • Komplette Übersicht über aller Flüchtlings- und der Unterbringungsdaten
  • Mobiler Zugriff möglich

Funktionen der Lösung:

Unterbringung: Im Rahmen der Unterbringung lassen sich einzelne Unterkünfte im System anlegen und verwalten. Hier sind alle notwendigen Daten wie Unterkunft, Träger, Raumkapazitäten, Raumbelegung oder Ausstattung erfasst und dokumentiert. Anhand der angegebenen Suchkriterien (inklusive Möglichkeiten für Familienzuweisungen) können Sie Unterbringungsmöglichkeiten automatisiert ermitteln.

Fallmanagement: Im Fallmanagement sind Daten zur sozialen Beratung und Betreuung, zu Integrationsmaßnahmen sowie zur Gesundheit erfasst. Für die soziale Beratung und Betreuung sind eine Terminverwaltung sowie die Dokumentation der einzelnen Maßnahmen möglich, so dass Sie jederzeit die vollständige Historie für den jeweiligen Asylsuchenden einsehen können. Ebenso können Sie Kurse und Qualifizierungen im Rahmen der Integrationsmaßnahmen entsprechend auswerten. Im Abschnitt Gesundheit werden Arztkontakte und wesentliche gesundheitsbezogene Daten wie etwa Basisinformation zu Gesundheit und zu ärztlicher Betreuung dokumentiert. Dafür kann auch auf bereits in der Behörde vorhandene zentrale Adressdatenbestände zurückgegriffen werden.

Auswertungen/Statistik: Über Trefferlisten können Sie jegliche Auswertungen vorhandener Daten anzeigen und für die grafische Aufbereitung exportieren. Vordefinierte Reports und Statistiken, beispielsweise zur Belegung, lassen sich direkt per Mausklick abgerufen werden.

Mobiler Zugriff: Greifen Sie über entsprechende Konnektoren über mobile Endgeräte auf die Akten zu: Somit besteht die Möglichkeit, notwendige Daten und Dokumente direkt vor Ort über Mobiltelefone oder Tablets einzusehen und gegebenenfalls Bilder von Personen, Räumen oder Unterkünften in die Akte hochzuladen. Über bereits vorhandene Schnittstellen können diese Daten zum Beispiel an das Ausländer- oder Sozialhilfeverfahren übergeben werden.

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