Stadt Lörrach scannt ihre Eingangspost stapelweise...

...mit der Barcode-Scan-Lösung von dvv.Ordnungswidrigkeiten Owi21

Wir sprachen mit Martin Rösch, dem Leiter der Bußgeldbehörde der Stadt Lörrach, über seine Erfahrungen mit der Barcode-Scan-Lösung

Herr Rösch, seit wann nutzen Sie das Stapelscannen mit der Barcode-Scan-Lösung von Owi21?

Die Barcode-Scan-Lösung setzen wir seit Ende Juli 2013 ein. Inzwischen werden alle bei uns eingehenden Dokumente elektronisch beim Owi21-Fall aufbewahrt, wobei wir einen Posteingang von durchschnittlich 150-200 Aktenzeichen pro Tag verzeichnen. Bisher verwenden wir zwei Scanner vom Typ Fujutsu FI-623OZ mit automatischem Einzug und ergänzendem
Flachbett; demnächst wird aber auf vier Scanner aufgestockt.

Welche Vorteile hat Ihnen die Barcode-Scan-Lösung im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise gebracht?

Die Vorteile sind offensichtlich: Der Posteingang kann deutlich schneller bearbeitet werden, und es gibt keine Aktensucherei mehr. Alle Dokumente liegen beim Fall und können vom Arbeitsplatz aus bequem in elektronischer Form aufgefunden werden. Die sich daraus ergebende Zeitersparnis ist enorm.

Wie funktioniert die Barcode-Scan-Lösung in der Praxis?

Auf der Vorder- und Rückseite der Schreiben, die wir an unsere Bürger versenden, z. B. Anhörungsbogen, ist der Barcode bereits aufgedruckt. Gehen die Antworten bei uns ein, werden sie gescannt und die Vorgänge können anhand des Barcodes identifiziert und zugeordnet werden.

Ist das Scannen für Ihre Mitarbeiter/-innen nicht eintönig?

Nein; der Posteingang wird bei uns an zentraler Stelle bearbeitet. Zwei Sachbearbeiter-/innen teilen sich diese Aufgabe. Der für die Posteingangsbearbeitung pro Tag anfallende Zeitaufwand beträgt insgesamt nicht mehr als 40 Minuten. Mit dem Online-Scan-Verfahren würde das etwa 2-3 Stunden täglich beanspruchen. Dieser insgesamt niedrige Zeitaufwand trägt zur Motivation unserer Mitarbeiter/-innen bei.

Welchen Produktivitätszuwachs haben Sie in der Bußgeldstelle?

Seit wir die Barcode-Scan-Lösung von Owi21 einsetzen, konnten wir bei gleichbleibendem Personalstand deutlich mehr Fälle als bisher bearbeiten. Der Zuwachs beträgt rund 13 %. Die Stadt Lörrach erwartet eine weitere, markante Zunahme der Bußgeld-Fälle aufgrund des Einsatzes von vier zusätzlichen, bereits bestellten stationären Verkehrsüberwachungsanlagen. Mit der Barcode-Scan-Lösung und der Aufstockung
auf vier Scanner sind wir dafür gut aufgestellt.

Sortieren Ihre Mitarbeiter/-innen die Dokumente vor dem Scannen?

Die Barcodes selbst müssen nicht sortiert werden. Ein Vorsortieren erfolgt im Hinblick darauf, welche Dokumente über die Barcode-Scan-Lösung eingescannt werden können und welche nicht. Dann werden verschiedene Stapel gebildet: einer nur für das Scannen der Vorderseite eines Dokumentes und einer für das beidseitige Scannen.

Kommt es vor, dass Barcodes nicht lesbar sind?

Das kommt eher selten vor, höchstens dann, wenn die Rücksendung eines Formulars per Telefax erfolgt und das Faxgerät nicht optimal arbeitet. Doch auch die Barcodes auf Telefaxen sind zu 90 % lesbar.

Wie lange bewahren Sie die Original-Dokumente noch auf?

Theoretisch könnten wir die Originale sofort vernichten, nachdem sie elektronisch gespeichert  wurden; in der Praxis werden sie ca. 2-3 Monate aufbewahrt. Das Amtsgericht hat vorab  zugestimmt, dass alle Dokumente, die eingescannt wurden, im Original nicht mehr benötigt  werden.

Würden Sie anderen Bußgeldstellen die Barcode-Scan-Lösung weiterempfehlen?

Ich kann die Barcode-Scan-Lösung uneingeschränkt weiterempfehlen, mit Blicke auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auch kleineren Bußgeldstellen, die aufgrund ihrer Fallzahlen weniger als 100 Posteingänge pro Tag bearbeiten. Die Fallzahlen nehmen in den Bußgeldstellen eher zu als ab. Arbeitserleichterungen können sich zu Gunsten neuer, höherwertiger Aufgaben auswirken.

Hatten Sie schon EDV-Ausfälle, so dass die Bußgeldstelle ohne Papierakte Schwierigkeiten bekam?

Seit Inbetriebnahme der Barcode-Scan-Lösung kam es zu keinen nennenswerten Zwischenfällen. Die Verbindung klappt richtig gut. Auch die Zusammenarbeit mit KIVBF klappt vorzüglich; die Projekte werden gut vorbereitet und reibungslos ausgeführt.

Wie lange hat die Einführung der eAkte bei Ihnen insgesamt gedauert?

Als die Geräte erst einmal da waren, haben wir für die Einführung nicht mehr als 2-3 Tage benötigt; die Einrichtung durch KIVBF dauerte nicht länger als 1 Stunde. Es ist gute Vorarbeit geleistet worden.

Ihr Fazit?

Wenn man sieht, wie gut das heute alles funktioniert, hätte man schon früher umstellen sollen! Wir sind froh, dass wir die Lösung haben.

Interviewfragen:
Martin Hornecker, KIVBF, FB Ordnungswidrigkeiten
Gabriele Kolodzeike, KIVBF, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

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